Kristine Bjartnes

Kristine Bjartnes





Frivillig ledelse (3/3): Som leder er du et forbilde!

Publisert: 12.03.2018, 11:00

Som leder av en organisasjon bestående av frivillige har du mye å tenke på! Du skal komme i mål med prosjekter, kalle inn til medarbeidersamtaler, kommunisere med frivillige og ha møter med eksterne. Det er mye ansvar og mange brikker som skal falle på plass, innimellom kan arbeidet kjennes uoversiktlig og uoverkommelig. Det er viktig å holde hodet over vann og tenke klart, det er mange som følger med på hva du gjør og du er et forbilde for mange!

I dette innlegget vil jeg rette blikket mot deg som leder og gi noen tips som forhåpentligvis kan gjøre hverdagen din som leder bedre.

Skidag i Granåsen, ISFiT 2017. Foto: foto.samfundet.no

Å lede seg selv

Som leder av en organisasjon må man ofte lede seg selv, det er ingen over deg i organisasjonshierarkiet som kaller deg inn på medarbeidersamtaler og spør hvordan det går. Derfor er man i stor grad nødt til å passe på seg selv, og det kan være krevende! Det viktigste for at jeg skal fungere som en god leder å være uthvilt, ha sett nok på Netflix og er mett. Jeg vet at for å presentere er dette er noe jeg må prioritere tid til. Jeg er også svært glad i studiet mitt og liker å lese. Da jeg sjonglerte studier og festivaljobbing ga jevnlige lesepauser meg energi. Å lære seg selv å kjenne er en treningssak og en god kvalitet, livet blir også hyggeligere for dem du samarbeider med hvis du kommer uthvilt på jobb!

Helt i begynnelsen av vervet som ISFiT-president, da motivasjonen var på topp, noterte jeg også ned en del tanker om hvorfor jeg elsker ISFiT, hva som er mine personlige mål og hvordan disse henger sammen med ISFiT sine mål. Dermed hadde jeg noe å vende tilbake til på grå dager, som kunne minne meg på hvorfor jeg hadde dedikert to år til ISFiT.

Jeg tror også det er viktig å informere de andre frivillige i ditt nærmeste team om hvordan du har det, hva som er utfordrende og hvordan du ønsker å prioritere. I en ledergruppe så må man passe på hverandre. Å dele erfaringer om vervet, trivsel og ledelse styrker dere som en gruppe. Og jeg hadde ikke hatt en like fin tid, hadde det ikke vært for at vi var et lederteam som alle tok godt vare på hverandre.

Du er et forbilde!

Enten du vil eller ikke, og uansett hvor kleint det er, kommer de frivillige til å se opp til deg. Det er derfor lurt å være ekstra bevisst på hvordan du opptrer. Men like viktig som det er å være snill, møte opp tidsnok, gjøre jobben din og respektere kollegaer er det også viktig å være et såkalt uperfekt forbilde. Du leder tross alt en frivillig organisasjon, det er også lov å ta seg fri, se på film eller ta en skikkelig helaften på byen. Jeg mener det er viktig å ikke dyrke en kultur der alt skal være perfekt og alle jobber rævva av seg.

Du må også tenke over at det du spøker om og forteller kan oppfattes annerledes av dem du leder. Det som kjennes som litt uskyldig sladder eller tøysete fjas tillegges større betydning og mening når det kommer fra deg. Du må derfor være forsiktig med å snakke om andre, komme med bemerkninger om kollegaene foran en større gruppe eller slå an en vits. Folk spisser ørene og det du sier som leder får stor kraft. 

Kunnskap og nettverk gir makt

Jeg tror også det er viktig å tenke igjennom hvordan organisasjonsstrukturen påvirker organisasjonskulturen, og at det er nødvendig å innfinne seg med at det eksisterer hierarkier og være bevisst på det! Jo lenger man har vært med i en organisasjon, jo mer kunnskap har man om interne prosesser, økonomi og andre frivillige. I tillegg har man gjerne et større nettverk å manøvrere seg i. Dette kan være strukturerer og prosesser det viktig å være klar over at eksisterer. Å være ny eller nederst i et organisasjonshierarki kan kjennes skummelt, demotiverende og ensomt, det er viktig å skape et inkluderende og trivelig miljø, der flere kan bidra med ideer og få plass. Ved å ta ansvar for å introdusere frivillige for hverandre, kurse, skolere, invitere på fest og gi innpass på møter kan følelsen av å tilhøre et hierarki kanskje forsvinne litt.  

Helhetsoversikt

Å være et forbilde handler også om å ha respekt for andres tid, og dette er spesielt viktig når det arbeides frivillig. Jeg tror alle setter pris på gode oversikter og kontroll over hva som skal skje i månedene fremover.  Dette krever at du alltid ligger et kvartal eller semester foran alle andre, men det er din oppgave som leder. Å ha god oversikt over frister, seminarer, møter og fester viser respekt for medarbeiderne dine.

Å ha god oversikt over hva kollegaene dine arbeider med er også en fin ting, alle setter pris på en leder som vet hva de ulike delene av organisasjonen jobber med og hva de kan ha behov for. Samtidig er det viktig at du også informerer om hva du jobber med, i tilfelle noe skulle skje må også du kunne erstattes. I ISFiT begynte vi alle møter med en runde rundt bordet der alle styremedlemmene fortalte hva de og undergruppene deres hadde gjort siden sist, det fungerte svært godt og gjorde at alle i styret til en hver tid var oppdatert på hverandres arbeid og kunne bistå hverandre ved behov.

Delegering

Å tørre å gi fra seg egne prosjekter gir tillitt til medarbeiderne dine. Delegering kan være kjempevanskelig og det kan være skummelt å gi prosjektene sine til andre. Men, jeg tror det er er ekstremt viktig! Først og fremst gir du tillitt til dem du leder, og tillit skaper som regel gode resultat. Hvis man derimot delegerer arbeidet halvveis før prosjektet skal leveres eller alltid skal ha en finger med i spillet, vil det resultere i et halvveis resultat og at ingen kjenner eierskap til prosjektet. Frivillige som derimot mestrer selv, er ofte stolte frivillige som leverer gode resultat. Når du stoler på kollegaene dine er du et godt forbilde!

Lag retningslinjer

Ved å etablere noen retningslinjer og rutiner for hvordan arbeidsplassen skal være er det lettere for deg som leder å være tydelig på hvordan dere skal ha det i organisasjonen. Dette kan gjelde regler for når det er greit å drikke alkohol og ikke, og hva som skjer med frivillige som for eksempel har promille på jobb. Eller hva som bør skje om noen utsettes for seksuell trakassering og uønsket oppmerksomhet. Eller hva du som leder skal gjøre om noen i organisasjonen må avskjediges. Det er mange gråsoner i frivilligheten, frivillige er gjerne både kollegaer og venner, og det kan være vanskelig å vite om ølen etter møtet er jobb eller fest. Hvis dere har snakket om reglene på forhånd, notert dem ned og kommunisert dem til de frivillige er det enklere å håndheve dem i etterkant!

Ekstern ledelse

Som leder har man ofte ansvaret for å holde kontakt med samarbeidspartnere og andre aktører. Dette er enda en jobb man ikke skal kimse av. Du er ikke bare ansikt utad til dem du leder, men også til eksterne aktører. Og hvordan folk utenfra oppfatter deg, og hvordan organisasjonen og arbeidet kommuniseres er viktig å ha et reflektert forhold til. Dette blir fort et spørsmål om kommunikasjon og øvelse i mediehåndtering, men handler også like mye om å forholde seg tydelig og profesjonelt til dem du har kontakt med. Og dette gjelder forøverig alle i organisasjonen som skal ha kontakt med eksterne. Det er irriterende og uproft å motta en epost uten at vedkommende presenterer seg ordentlig eller har en signatur i eposten. Det er ikke bare du som skal opptre forbilledlig, organisasjonen du leder skal også det...og det er ditt ansvar!

Åpningen av ISFiT 2017, Trondheim Torg. Foto: foto.samfundet.no

Få ting gjorde meg mer stolt og lykkelig enn å få positiv respons fra medarbeidere, se dem kose seg på jobb, utvikle seg og lære noe nytt! Jeg håper denne artikkelserien kan bidra til noen tips og triks som kan gjøre hverdagen din hyggeligere og lederskapet bedre! 

Legg gjerne igjen en kommentar om du har egne innspill og erfaringer til hva som gjør en leder god!


Del på Facebook Del på Twitter Del på Google+

Frivillig ledelse (2/3): Hvordan skape mål og retning for dem du leder

Publisert: 14.01.2018, 17:22

Som president for ISFiT ledet jeg en stor organisasjon med mange frivillige som alle på hvert sitt vis skulle bidra til å arrangere festival. I dette arbeidet var det avgjørende at de nærmere femhundre frivillige ikke sprang i hver sin retning, men at vi alle hadde noenlunde lik idé om hvordan utfallet av festivalen skulle være, hva som var målet med ISFiT og hvordan arbeidsmiljø vi skulle ha. Dette er ingen en lett oppgave, og det krever at man på forhånd har tenkt ut noen triks for hvordan implementere og kommunisere verdier og mål. Jeg tror det er lurt å ha tenkt igjennom hvordan man skal gjøre dette, uansett om organisasjonen du leder består av ti eller tusen mennesker.

I første del av artikkelserien om frivillig ledelse skrev jeg om hvordan gode samtaler med medarbeidere er nødvendig for å kartlegge motivasjon og et sentralt virkemiddel for å  oppnå organisasjonens mål. I denne artikkelen vil jeg løfte blikket fra medarbeidersamtalen og møte med den enkelte, til hvordan du som leder skal kommunisere med hele organisasjonen.

Foto: foto.samfundet.no

Mål og strategi

Organisasjoner eksisterer med mål om å utrette en oppgave eller utøve en funksjon. Hva er funksjonen til organisasjonen du leder? Og hva er målet til din organisasjon? Å utarbeide felles mål for organisasjonen er en møysommelig prosess, men absolutt helt nødvendig. Målene fungerer for å peke ut en retning for hva de frivillige skal jobbe mot og for å beskrive den ønskede fremtidige tilstanden. Gode mål kan dermed gi de frivillige tydelige rammer å arbeide innenfor. Disse rammene gir både leder og frivillige en trygghet om at det er helt ok å leke seg innenfor de rammene man har fått tildelt, men at man samtidig løser oppgaven på rett måte. Dette gir frivillige friheten de fortjener og bidrar til at det skapes eierskapsfølelse til prosjektene.

Strategier brukes som et hjelpemiddel for å oppnå målene dere i fellesskap har satt. En kommunikasjonsstrategi er et typisk eksempel på dette, der man med utgangspunkt i organisasjonens visjon og mål lager en strategi for hvordan det skal arbeides med å kommunisere eksternt. Men like nødvendig kan det være med strategier for hvordan man både kommuniserer og arbeider med målet internt. Se gjerne til det første innlegget ”Hvordan snakke med dem du leder” for innspill til hvordan man jevnlig kan snakke med medarbeidere for å få kartlagt arbeidet.

Å snakke høyt om målene er viktig, både i settinger av mindre og større grupper, fordi dette forhåpentligvis vil bidra til å skape et felleskap blant de frivillige og ønske om å oppnå felles resultat. Her har du som leder en viktig oppgave i måten du formidler målene, for du må gjøre deg kjent med gruppa du leder og finne ut hvordan målene kan engasjere og motivere, og når og hvor ofte det lønner seg å snakke om dem.

Et triks kan være å male mål og visjon på kontorveggen, eller inkludere det i alle frivilliges epostsignatur. I ISFiT tok vi gjerne en prat om målene på allmøter, noen ganger ble de presentert svært tydelig og i detalj, andre ganger som en del av en tale som var ment til å motivere og engasjere. Vi stilte større krav til mellomledere om at de måtte huske mål og visjon og selv være aktive formidlere av disse i sitt lederskap.

Hvordan man arbeider med budsjett er også et viktig eksempel på hvordan man strategisk kan arbeide for å oppnå mål. Som leder bør du både oppfordre og kreve at prosjektene det settes av penger til brukes til å nå målene dere har satt. I en samtale om økonomiske prioriteringer eller et budsjettkurs kan det derfor også være relevant å snakke om mål.

At undergruppene du leder lager delmål kan også være en nyttig strategi, på denne måten vet du som leder at de jobber mot organisasjonens hovedmål, og det kan også være motiverende for de frivillige i undergruppene å se hvordan de konkret kan bidra til å nå målet. Dette er også lurt med tanke på at de frivillige selv får velge hva de ønsker å prioritere og bruke tid på. Dette er også noe som kan få plass på kontorveggen, slik at alle undergruppes bidrag mot målet synliggjøres.

 God trivsel

Å skape et godt arbeidsmiljø er viktig for at frivillige ønsker å jobbe og bruke tid i organisasjonen, kommunisere godt med hverandre og leverer gode resultat. Frivillige som er venner og bryr seg om hverandre har mye lettere for å kommunisere, unngå misforståelser og kose seg på jobb. Det må man ikke undervurdere!

Det kan være strevsomt å ta initiativ til å stelle i stand masse sosiale aktiviteter, men godt arrangerte festligheter faller alltid i god smak, som en temafest, overraske med pizza, spise en hjemmebakt kake etter et møte, eller dra på en hyttetur. Det er også en god anledning til å feire de frivillige når de har gjennomført prosjekter eller oppnådd gode resultater. En lur idé er å tildele grupper eller personer ansvaret for det sosiale, og deretter rullere på ansvaret. Dette kan også passe i de sammenhenger man skal ha med mat og godis til møter.

De frivillige får jo aldri lønn, man må derfor finne andre måter å gi tilbake på. Å bestille take away til en lenger arbeidskveld er en sikker vinner, spesielt blant frivillige studenter. Å samles rundt et godt måltid gir også rom for å snakke om andre ting enn jobb eller ta opp de tingene det ikke alltid er rom for i møter. Et tips er å ikke vente til sommeravslutningen eller julebordet, men ta initiativ til kos også midt i semesteret!

Fest er også en nødvendighet, og det finner mange morsomme måter å invitere til fest der ulike grupper av frivillige kan bli kjent på tvers og sine gjenger og seksjoner. Vi inviterte til temafester der hvilken undergruppe i organisasjonen du tilhørte bestemte hva du skulle kle deg ut som, fester der gjestene skulle bidra med egne kreative innslag, eller hjemmefester som ble avholdt parallelt der de frivillige måtte gå fra fest til fest og løse oppgaver underveis.

I forbindelse med fest kan det vært verdt å nevne at for mye alkohol også kan virke mot sin hensikt og bidra til mindre trivsel. Det gjelder dermed å balansere aktivitetene med og uten alkohol og arbeide for en kultur der det er greit å ikke drikke.

Å invitere til kurs er også noe som skaper trivsel og er en god belønning for arbeidet. Spør de frivillige om det er en innleder eller kursholder de gjerne kunne tenke seg å treffe, om det er dataprogram eller språk de gjerne vil bli bedre på. Kurs behøver heller ikke å koste så mye hvis man for eksempel benytter seg av alumninettverk og inviterer tidligere frivillige.

Internkommunikasjon

Som jeg allerede har vært inne på er god internkommunikasjon viktig for å skape et godt arbeidsmiljø. Tenk gjerne igjennom rutiner og retningslinjer for hvordan dere kommuniserer best og presenter dette for alle frivillige. Skal kommunikasjonen foregå i en gruppe på Facebook eller i epost? Er det lov å ringe til alle døgnets tider? I hvor god tid før noe skal være klart skal man legge inn bestillinger hos kollegaer?

Dette henger også tett sammen med forventningsavklaringene jeg skrev om i forrige blogginnlegg ”Hvordan snakke med dem du leder”.  

I frivilligheten er trivsel og samhold noe av det aller viktigste, fordi det ofte er det som skaper motivasjon og gjør at folk møter opp. Det er derfor avgjørende at du som leder har et reflektert forhold til hvordan skape et arbeidsmiljø der alle ønsker å arbeide mot det samme og koser seg på jobb. 


Del på Facebook Del på Twitter Del på Google+

Frivillig ledelse (1/3): Hvordan snakke med dem du leder

Publisert: 19.11.2017, 20:16

Fra mars 2015 til mars 2017 ledet jeg studentorganisasjonen den Internasjonale studentfestivalen i Trondheim (ISFiT) frem mot avviklingen av ISFiT-festivalen i 2017. Jeg ble valgt av Storsalen på Studentersamfundet i Trondhjem og begynte arbeidet frem mot festival alene. Etter to år var vi 460 frivillige studenter som sammen sto bak ti dager med internasjonal kulturfestival med tematikken diskriminering.

ISFiT var et fantastisk eventyr. Jeg er stolt, ydmyk og rørt når jeg tenker på hvor mye flott studentfrivilligheten skaper og hvor bra ISFiT 2017 ble, takket være en haug med engasjerte idealister!

Mitt verv besto først og fremst i å lede mange, mange mennesker. Dette førte med seg en rekke uforutsette situasjoner, utfordringer, nedbitte negler og mageknip. Men også latterkuler, gode klemmer, seire, nye vennskap og et hjerte som stadig fikk plass til mange, mange fler.

Jeg vil i denne artikkelserien om friviilig ledelse dele noen refleksjoner og erfaringer om lederskap. Jeg er absolutt ingen ekspert, men kanskje mine tanker kan bidra til at du tenker nye, kloke tanker?

Første innlegg handler om å tilrettelegge for gode samtaler. Jeg vil også publisere et innlegg om trivsel og deretter et om måloppnåelse og strategi.

Foto: foto.samfundet.no

Kartlegging av motivasjon

At dine kollegaer er motivert er kanskje den aller viktigste faktoren for at frivillige gjør en god jobb. Derfor er det helt nødvendig å kartlegge hva som motiverer de frivillige. Hva gir dem lyst til å jobbe? Hva får de energi av? Hva vil de lære mer om? Hva er de skikkelig gode til?

Gjennom gode oppfølgings- og medarbeidersamtaler kan du kartlegge hva som gir de frivillige motivasjon og dermed tilrettelegge for gode og motiverende arbeidsoppgaver. Still spørsmål som kartlegger hvordan vedkommende best mulig kan lykkes og hva de trenger av deg for å gjøre en god jobb. Dette kan selvsagt være tidkrevende, men jeg mener dette er nøkkelen til å gode resultat og et trygt og hyggelig arbeidsmiljø.

Samtidig kan selvsagt ikke de frivillige bare gjøre det de synes er gøy. Hvis de frivillige er mest opptatt av å være på fest og minst mulig på møter, kommer organisasjonen ingen vei i arbeidet. Som leder er det ditt ansvar å sørge for at organisasjonen når sine mål, og da må du kunne stille krav og forvente resultat. Her ligger nøkkelen i kompromisset mellom det som motiverer og det som må gjøres. Og disse kompromissene finner man kun gjennom en god samtale og å lytte til hva de frivillige ønsker.

Forventningsavklaring

Ved å gjennomføre forventningsavklaringer med gruppen du leder kan dere sammen komme frem til hvordan dere ønsker å arbeide og hva som er nødvendig for å tilrettelegge for godt samarbeid.

Ideelt sett bør alt forventningsavklares: Hvem gjør hva? Når skal man ha ting klart? Hvordan skal vi oppføre oss mot hverandre? Hva trenger du for å fungere under stress? Er du allergisk? I hvor stor grad skal vi prioritere studier i denne perioden? Hvor mange kvelder i uka trenger du fri for å fungere optimalt?

Får man snakket igjennom slike ting er det i realiteten få ting som kan gå galt. I en gruppe med mange nye kollegaer kan det være lurt å sette av tid til forventningsvakleringer og til å bli kjent. Men jeg tror det er lurt å fortsette å snakke om forventninger selv om gruppa kjenner hverandre godt. Avslutt gjerne møter med en rask gjennomgang av forventinger til det neste som venter dere.

Det kan også være lurt å etablere gode rutiner for møter. Det er også en forventningsavklaring. Møter er noe som ofte fører til irritasjon, fordi det ofte blir mange og langer møter. Å avtale hvor lenge et møte skal vare, hvem som har stemmerett, hvordan man skal bruke møtetegn, hvem som skal ha med snacks, hvem som er møteleder og referent, hva som er taushetsbelagt osv. er den beste medisin for god stemning!

Spilleregler

I samtale med de frivillige og gruppa du leder er det også nødvendig å bli enige om noen spilleregler fra start. Det er ikke nødvendig med hundrevis av regler, men hvis det er noe som er ekstra viktig for deg i ditt lederskap kan det være lurt å tenke igjennom dette og implementere det tidlig.

Jeg er for eksempel veldig lite glad i å lede møter der alle sitter med ansiktet ned i en data eller mobil, derfor etablerte jeg en regel om at det ikke var lov med mobilbruk under møter. I tillegg er jeg veldig opptatt av god trivsel og at det skal være en god og raus stemning, jeg var derfor også tydelig på at jeg ikke ønsket slengbemerkninger og negative kommentarer under møtene. Har man noe å si må man si ifra på en ordentlig måte.

Som oftest kommer man best frem til slike spilleregler i fellesskap, men som leder har du også lov til å lage noen av reglene selv.

Konflikter kan oppstå – snakk om det!

I en gruppe med frivillige er det fort gjort at det oppstår konflikter og utfordringer. Typiske problemstillinger kan være at den frivilliges forventninger ikke samsvarer med de faktiske forholdene på arbeidsplassen, stresshåndtering eller utenforstående forhold som gjøre at den frivillige ikke klarer å prestere på jobb.

Når arbeidsoppgaver ikke blir gjort eller frivillige ikke tar del i sosiale aktiviteter er det fort gjort at det kan bygge seg opp aggresjon og usikkerhet hos den det gjelder, lederen eller andre i gruppa. Da er det viktig å ta tak i det med en gang! Det dummeste du kan gjøre som leder er å la uoverstemmelser og usikkerheter forbli usnakket.

Det eneste du trenger å gjøre er å kalle inn til en samtale. Mest sannsynlig vet du veldig lite om hva som plager den frivillige du har kalt inn på møte, i første omgang holder det gjerne å lytte, for deretter å finne konkrete løsninger for å gjøre hverdagen bedre for alle. Det handler om å se etter løsninger og se fremover heller enn å fokusere på begrensninger. Men ingenting blir bedre hvis ikke du får ut fingeren og tar initiativ til en prat. 

Og husk at den som blir innkalt til samtale hos sjefen gruer seg tusen ganger mer enn deg! Det betyr at du bør være ekstra forsiktig med hvordan du formulerer deg i en epost, hvem og hvor mange du tar med seg på et slikt møte, hvordan dere sitter rundt bordet og hvordan du tar opp problemet. 

Evaluering og tilbakemeldingsrunder

Som leder er det viktig at du må kunne ta i mot kritikk, og jeg tror du kommer langt ved å selv oppsøke og legge til rette for tilbakemeldinger. Jeg mener det er viktig å hele tiden se etter forbedringspotensiale og tilpasse måten du jobber på etter gruppas motivasjon og ønsker. Kanskje finnes det andre veier til målet enn det du tror selv?

Ledervervet innebærer ofte mye grubling, usikkerhet og selvevaluering. Spør heller de du jobber med, det er ikke sikkert antakelse du har om egen lederrolle stemmer. Tilbakemelding kan skje på tomannshånd under en medarbeidersamtale eller felles med gruppen du leder. Tilbakemeldingsrunder og evalueringeringer kan være ubehagelige hvertfall hvis det er flere tilstede, tenk gjerne gjennom hvordan best gjennomføre dem slik at det ikke blir ekkelt og skummelt for de involverte.

Foto: foto.samfundet.no

Det er mye å skrive om god internkommunikasjon og tilrettelegging av gode samtaler på arbeidsplassen. Det er også mange strukturelle metoder å ta i bruk, slik som retningslinjer for bruk av epost, obligatoriske innsjekksrunder på begynnelsen av hvert møte eller gjennomføring av allmøter og innholdet av disse. Men jeg mener det absolutt viktigste er å legge til rette for tid og rom til gode samtaler med kollegaer, at medarbeiderne dine blir sett og at det et trivelig miljø på arbeidsplassen – hvert fall når det arbeides frivillig! 


Del på Facebook Del på Twitter Del på Google+






Kopiering av tekst og bilder fra blogginnlegg kan ikke gjøres uten samtykke. Ytringer i blogginnlegg er personlige og tilhører bloggeren. Tips oss dersom innholdet bryter med norsk lov. Talentblogg er en tjeneste levert av Talentjakten, og benytter bloggplattform fra Bloggi. Ved bruk av talentblogg.no aksepteres cookies fra Google Analytics.