Tjerand Silde

Tjerand Silde





Verktøy i en hektisk hverdag

Publisert: 02.04.2017, 11:08

Vi er mange som har en travel hverdag, og det er ikke alltid like lett å holde kontroll på alt. Personlig bruker jeg flere ulike applikasjoner hver dag, både for å ha oversikt over egne oppgaver og hva som skjer i ulike prosjekter. Her er en liten oversikt.

Illustrasjonsbildet er hentet fra: www.360training.com.

Alle har en epostadresse. Avhengig av hvilken type e-postkonto du har så følger det med ulike tjenester. I mitt tilfelle bruker jeg Gmail for epost, og kan dermed bruke alle andre tjenestene som Google tilbyr.

 

De fleste har en kalender, og de kommer i mange ulike formater. Noen liker å ha det på papir i en almanakk, andre liker å ha det digitalt. Når man bruker Gmail så har man også Google Calendar. Dette gir tilgang på kalenderen din i nettleser og i en egen app på mobilen som synkroniseres sammen. Her legger jeg inn kalender-invitasjoner, avtaler, treningstider, reiser og arrangementer. Dermed alltid oversikt, uansett hvilken enhet jeg er på.

 

Iblant skal man skrive tekster, opprette regneark eller lage presentasjoner. Med en Google-konto får man også tilgang til Google Drive, hvor man kan opprette, arbeide med og lagre ulike dokumenter. Ofte oppstår det utfordringer når to eller flere personer skal arbeide samarbeide på et dokument, men i Google Drive går dette helt fint. Man kan enten invitere spesielle folk til å få tilgang via epost, eller åpne dokumentet opp slik at alle med en gitt link har tilgang. Jeg bruker dette ofte i ulike prosjekter og organisasjoner hvor man er flere som jobber sammen med de samme tingene. Dette kan selvfølgelig også lastes ned offline til laptop og mobil, og synkroniseres når man kobler seg til nett.

 

Skal man lagre dokumenter, bilder, filer og slikt som man ønsker tilgang til lokalt på maskinen og i skyen så kan man også bruke Dropbox. Som i Google Drive er det enkelt å dele mapper og dokumenter, men også å sette opp innleveringssystemer. Det er ikke like enkelt å bruke til samarbeid dersom flere skal jobbe på samme dokumentene, men personlig benytter jeg meg av både Google Drive og Dropbox. Dropbox fungerer bedre lokalt på maskinen, mens Google Drive funker best i nettleseren. Trenden min er at de mappene og dokumentene som er private ofte havner i Dropboks, mens samarbeidsprosjekter jobbes med i Google Drive. Dermed har jeg også backup av alt arbeidet mitt.

 

Det er viktig å ha en oversikt over alle oppgaver man skal gjøre, men det er lett at oppgavelisten blir uoversiktlig og kaotisk. Wunderlist er en todo-liste-app for både mobil, laptop og nettleser hvor man kan holde oversikt over ting man skal gjøre. Her kan man lage lister med kategorier hvor man kan legge inn oppgaver, lage en prioriteringsliste og lenke til relevant informasjon. Wunderlist binder alle de andre plattformene sammen, og man har alltid oversikt. Når en oppgave er gjennomført så bare huker man den ut, og den skjules blant de andre oppgavene som er gjennomført. Her er det også mulig å dele todo-lister med andre som bruker Wunderlist.

 

Det finnes flere gode verktøy for å holde oversikt over oppgaver, og Trello et ett av de andre. I Trello oppretter man oppgavene som et kort, hvor man kan flytte kortet mellom flere tavler, som feks. “todo”, “under arbeid” og “ferdig”. Man kan være mange som jobber på samme trello-board, og man kan tilegne oppgaver til de enkelte medlemmene. Man kan også prioritere eller kategorisere oppgaver ut i fra fargekoder, og ha diskusjonstråder for hver oppgave. For min egen del har jeg gode erfaringer med å bruke Trello til gruppe-prosjekter, mens jeg bruker Wunderlist for mine private gjøremål.

 

Epost fungerer bra som asynkron kommunikasjon, men ofte trenger man en mer direkte samtale for å avklare eller avtale noe kjapt eller kunne spør om ting. Facebook sin Messenger-applikasjon er veldig fint til dette, og brukes for min egen del både til private og organisatoriske samtaler. Det kan derimot være vanskelig å strukturere en samtale i Messenger dersom man skal diskutere flere ulike temaer eller er flere enn to-tre personer som skal prate sammen. Til slikt bruker jeg Slack. Her kan man opprette grupperom for en organisasjon eller et prosjekt, invitere inn alle som skal bidra og ha ulike diskusjoner parallelt. Et rom deles opp i kanaler med fag-spesifikke temaer, slik at det er lett å følge samtalene og utviklingen, men man kan også ha individuelle samtaler, eller opprette egne private grupper. Noe eg setter ekstra stor pris på med Slack er mulighetene til å koble det opp mot andre tjenester, for eksempel Google Drive, Dropbox, Trello og Wunderlist. Da kan du få varsler i Slack om hvem som har endret hva eller ting som er gjennomført. Sjekk ut alle mulighetene her.

 

Merk dere at alle disse aplikasjonene er gratis å bruke, mens noen av de tilbyr premium-pakker dersom man skal bruke det kommersielt eller i større organisasjoner. Håper dere finner noe nytt her som kan være til hjelp! Hva bruker dere? Tips meg gjerne.


Del på Facebook Del på Twitter Del på Google+





Kopiering av tekst og bilder fra blogginnlegg kan ikke gjøres uten samtykke. Ytringer i blogginnlegg er personlige og tilhører bloggeren. Tips oss dersom innholdet bryter med norsk lov. Talentblogg er en tjeneste levert av Talentjakten, og benytter bloggplattform fra Bloggi. Ved bruk av talentblogg.no aksepteres cookies fra Google Analytics.